Обзор программного обеспечения для управления гостиницей, общежитием, отелем
Любая гостиница представляет собой серьезное предприятие с множеством различных отделов и служб. Характерно, что каждое подразделение в отеле или общежитии занимается не только строгим выполнением своих служебных обязанностей, но и в большей или меньшей степени контактирует со всеми остальными службами. В гостинице нет и быть не может отдельной, полностью замкнутой на самой себе службы: служба приема и размещения, служба номерного фонда, техническая служба, бухгалтерия, служба бронирования и служба безопасности – все они работают, как одно целое. Слаженность действия всех служб и подразделений гостиницы гарантирует порядок и возможность дальнейшего развития предприятия. О каждой из гостиничных служб можно говорить долго и, возможно, в наших следующих обзорах мы рассмотрим специфику работы каждой из них, но в этой статье хотелось бы остановиться на работе одной из основных служб – работе службы приема и размещения.
В крупных гостиницах служба приема и размещения может быть по штату самой большой в гостинице – начальник службы и его заместители, а также портье и старшие портье, которые работают посменно и чье присутствие необходимо круглосуточно. Именно портье являются лицом любой гостиницы или общежития. Даже в небольшом хостеле обязательно есть портье, хотя и должность может называться, например, администратор хостела или общежития. Крупные гостиницы держат на входе швейцара, но обычно гости редко обращают на него внимание, если не нуждаются в какой-либо помощи или подсказке. Служба безопасности, как и полагается, старается быть незаметной, ненавязчивой, но тем не менее бдительной и внимательной ко всем заходящим в здание. Даже если Вы не увидели человека в форме охранника или в строгом аккуратном костюме, то можете не сомневаться, что Вас эти люди уже увидели. Вот и получается, что фактически самый первый человек в гостинице, с которым начинает контактировать гость – это сотрудник службы размещения. Его обязанность приветливо встретить гостя, ответить на все вопросы о тарифах, правилах заселения и проживания, о номерном фонде… И после этого грамотно и безошибочно выполнить комплекс действий по оформлению проживания, выдать ключ от номера, возможно, объяснить расположение лифтов, ресторана, кафе и т.п..
Скорость поселения гостя на ресепшене зависит не только от квалификации и опыта портье, но и от оборудования на его рабочем месте – персонального компьютера и используемого программного обеспечения. В настоящее время широкое распространение получили ряд известных программ, таких как Opera, Fidelio, HMS, Эдельвейс и т.п. Существует и множество менее известных программ для гостиниц и общежитий. Но едва ли Вы столкнетесь с портье, у которого на рабочем месте вместо компьютера лежит амбарная книга учета постояльцев отеля. Хотя, конечно, и такое не исключено, но это, скорее, будет характерно для отелей, позиционирующих себя в стиле «ретро». В этом случае можете быть уверены, что все Ваши данные будут обязательно занесены в базу данных используемого в гостинице программного обеспечения, но сделано это будет уже не в Вашем присутствии, а в так называемом «бэк-офисе» - рабочем кабинете портье. У портье, особенно в крупных гостиницах, рабочее место не ограничивается только лишь стойкой регистрации. Существует отдельное помещение, в котором портье могут обсудить текущие дела, отдохнуть и выполнить работу, которую совершенно необязательно выполнять находясь за стойкой. При этом, разумеется, по правилам хорошего тона не допускается, чтобы все портье разом ушли в «бэк-офис», оставив стойку размещения пустой. Логично, что чем более удобное программное обеспечение установлено на компьютер портье, чем лучше они в нем разбираются и ориентируются, тем больше вероятность, что при заселении гостя не возникнет проблем и сама процедура пройдет быстро. Если же портье не ориентируется в рабочей программе или компьютер настолько устарел, что еле справляется с этой программой, то и удовольствия от процедуры заселения будет мало – вряд ли кому-то из гостей понравится после дороги стоят еще 20-30 минут за стойкой регистрации в гостинице, ожидая когда сотрудник службы размещения сообразит какую кнопочку ему надо нажать в программе или пока перезагрузится так не вовремя «зависший» компьютер.
Каждая программа для гостиниц работает по своему, имея собственный интерфейс и собственную структуру базы данных. Всех их объединяет некоторая общность функционала, но, тем не менее, они принципиально разные. Основные функции (модуль бронирования, поселения, история проживания и т.п.) есть в каждой программе, но некоторые функции свойственны только одной из них. Именно поэтому руководителю гостиницы или общежития при выборе программы для учета проживающих в гостинице важно не ошибиться, четко представлять весь необходимый функционал и по возможности избегать лишних, ненужных модулей и «наворотов». Лишний функционал в используемом программном обеспечении для управления гостиницей – не только лишние расходы на его приобретение и эксплуатацию, но и лишние отвлекающие факторы для портье.
Зачем из двадцати кнопок каждый раз искать 3-4 постоянно используемых, а в списке из 100 различных отчетов каждый раз выбирать нужные, которых всего-то может потребоваться не более 10? Нагромождение лишним, бесполезным, невостребованным конкретно в Вашей гостинице функционалом программы для работы портье не приведет ни к чему хорошему. Поэтому нет смысла тратить деньги на установку и эксплуатацию дорогущей программы, если от всего ее мощнейшего функционала Вам может потребоваться всего-то 5-10%. Также не целесообразно нагружать и портье лишними движениями в поисках нужной кнопки или нужного отчета.
Наша компания предлагает Вам оригинальный программный продукт для управления гостиницей или общежитием АСУ-Hotel. В чем его оригинальность и каковы достоинства? Вы можете эксплуатировать базовую конфигурацию программы, функционала которой вполне достаточно для удобной работы портье в небольшой гостинице или общежитии. По мере необходимости Вы можете добавлять необходимые Вам модули, справки, отчеты, расширяя базовый функционал так, как удобно и нужно именно Вам и Вашему предприятию. В какой-то степени Вы как бы из кубиков собираете под себя программу управления гостиницей, исключая лишние, ненужные для работы модули. Мы работаем так, что все эти «кубики» функционируют, как единое целое, как абсолютно полноценная программа для гостиниц, которую, кстати, по достоинству оценили уже несколько общежитий и небольших гостиниц в Москве.
Попробуйте и Вы использовать наше программное обеспечение АСУ-Hotel для своей гостиницы или своего общежития! Мы готовы подробно ответить на все Ваши вопросы, провести презентацию, учесть Ваши пожелания и предоставить Вам именно ту программу, которая нужна именно Вам!
Звоните! Будем рады сотрудничеству с Вами!